Cómo trabajamos (XIV): Equipos distribuidos de UX

La naturaleza de nuestro trabajo como diseñadores de UX está cambiando, sin vuelta atrás. Cada vez es menos habitual trabajar con un equipo físico y totalmente presencial, y los proyectos se traducen entornos de equipos distribuidos de UX donde las personas implicadas se encuentran repartidas en diferentes ciudades, o incluso países.

Ya es común trabajar desde Zaragoza, Barcelona o Madrid, pero que haya parte del equipo distribuido por Francia, Reino Unido o Estados Unidos. O una persona se conecta desde Sudamérica. Y, claramente, la tendencia es que vaya a más. Se podría explicar fácilmente con una idea: debemos asumir que trabajamos en una empresa global, con un impacto global.

Cuando los equipos de UX se encuentran en estos entornos distribuidos y, sobre todo, en estos ámbitos internacionales, supone un reto añadido lidiar con los desafíos de trabajar en remoto. Incluso nos estamos planteando en el Estudio dejar de trabajar en castellano, y desarrollar todo el trabajo en inglés, para evitar duplicidad de esfuerzos. Documentación, correos, prototipado, entregables de UX, todo en inglés. Puede suponer un esfuerzo a corto plazo, pero seguro que nos ayuda a mejorar y ser más efectivos a medio/largo plazo.

Reloj mundial de la Alexanderplatz de Berlin. Foto de BenBenBenBen

Algunas lecciones aprendidas del trabajo de UX en remoto

La experiencia es un grado y, después de unos años trabajando en remoto con diferentes clientes, hay algunas reglas que hemos aprendido a tener en cuenta para mantener la efectividad de la relación a distancia, especialmente en las reuniones.

La primera de ellas es que hay que mantener un cierto rigor y continuidad en cada reunión virtual. Para ser efectivo, cada tema de la agenda de una reunión virtual debe quedar claro por anticipado, con un timing definido e incluso un orden de quién modera y cómo deben participar los individuos. En particular, para los equipos distribuidos que abarcan diferentes husos horarios, el número de horas potenciales disponibles para reuniones en tiempo real puede ser limitada o nula.

El uso creciente de metodologías ágiles en la gestión de cualquier proyecto digital merece una mención especial. Cuando utilizas sprints y metodología Scrum y debes mantener una reunión diaria (daily) de seguimiento. En apenas 10 minutos todo el equipo debe ser capaz de conocer qué se ha hecho desde la última reunión, qué vamos a hacer a partir de este momento y qué obstáculos (dificultades, problemas, etc.) tenemos o pensamos que vamos a tener para cumplir nuestros compromisos.

Segundo, en entornos distribuidos es fundamental tener en cuenta la madurez del cliente. En la UX intervienen muchas disciplinas e impacta en múltiples áreas del negocio. Pero la realidad es que la UX resulta compleja y puede ser difícil de valorar fuera del rol o el ámbito del diseño.

El tamaño y tipo de cliente también puede tener una influencia capital en el resultado. Nuestro trabajo puede variar significativamente si trabajamos con una empresa tradicional alejada del diseño y la tecnología, una empresa tecnológica, o una startup. Cada una tiene su contexto, con ventajas y desventajas. El diseño y la UX pueden transformar las organizaciones, pero no olvidemos que hablamos de cambio. Como tal, habrá resistencias y conseguir esa consolidación puede llevar un periodo largo de tiempo. Más todavía en el caso de equipos distribuidos, donde no existe la relación cercana y personal del cara a cara.

Una buena estrategia de trabajo remoto es conseguir pequeñas victorias lo más rápido posible y comunicarlas a todos los implicados. Aplicar cambios incrementales donde el cliente vea rápidamente la relación coste vs. beneficio. Al entender el contexto, seremos capaces de aprovechar mejor las inercias y poner en marcha esos cambios con la mínima fuerza posible.

Tercero, aunque parezca una obviedad, pero también es importante encontrar una tecnología que facilite estos encuentros virtuales, sin fricciones. Cada pizca de esfuerzo que dedicamos a luchar con la tecnología, reduce las posibilidades de colaboración entre los participantes. En ese sentido, hemos trabajado con muchas herramientas (Slack, Hangouts, Skype, GoToMeeting, …) aunque, personalmente, nos seguimos quedando con appear.in por su sencillez, calidad de imagen y usabilidad.

También desde el punto de vista tecnológico, una herramienta que permita capturar, planificar, asignar tareas y hacer seguimiento de los acuerdos alcanzados. Las actas de reunión son historia, bienvenido al mundo ágil. Aquí herramientas como Trello o un gestor de proyectos como Teamwork donde volcar esta información, simplifican enormemente el seguimiento. La clave aquí es tener un acordar y mantener el compromiso para trabajar con estas herramientas, así como un acuerdo sobre cómo priorizar los distintos elementos de forma dirigida.

Finalmente, los aspectos de comunicación. Aparte de los típicos problemas de comunicación en inglés, encuentras también otras trabas “culturales” que hay que tener en cuenta. Nadie te advierte de ellos, pero son piedras que aparecerán en el camino y hay que aprender a lidiar con ellas.

En definitiva, no podemos dejar que esta nueva forma de trabajar nos limite. Implica una transición y adaptación a una dinámica de trabajo distribuido que necesita otro tipo de comunicación, organización y estrategias. Por ahí debemos transitar.

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