Cómo usar la documentación de UX para colaborar efectivamente

Hoy os traigo un artículo de Christine en UX Design sobre cómo usar la documentación de UX para colaborar efectivamente.

Documentar el trabajo de diseño crea eficiencia, entendimiento mutuo y ayuda a construir el caso para que el diseño sea la autoridad para la toma de las decisiones de negocio y de producto.

Christine nos da siete razones para ello:

1. Dar contexto suficiente
2. Escribir como si fuera una conversación
3. Conecta todo
4. Mantener la fuente de la verdad
5. Usar herramientas colaborativas
6. Estructurar para gestionar la conversación
7. Crear efectivamente

Dar contexto suficiente

Toda la información de una compañía está disponible en algún lugar. Demasiado contexto hará que la gente desconecte rápidamente, sin el contexto suficiente tus decisiones parecerán arbitrarias. Introduce tu documentación con el contexto que les importa a los individuos que lo están leyendo.

Algunas de las preguntas que hay que contestar son:

• ¿A qué problema se dirige?
• ¿Cómo encaja esto en el producto?
• ¿Cuáles son las métricas y los KPIs que medirán este proyecto?
• ¿Cuál es la salida que esperamos y cuáles son los obstáculos conocidos?
• ¿Se toman decisiones basándose en investigación de usuarios o datos cuantitativos?

Escribir como si fuera una conversación

Piensa en la documentación de diseño como un producto y tus compañeros de trabajo como tus usuarios. Entiende las necesidades de cada uno y escríbelas en términos humanos.

Para ello Christine nos da unos consejos:

• Escribe para alguien que es un experto, no solo sobre diseño.
• Escribe las definiciones de los conceptos
• Resume, títula y subtítula todo
• Utiliza gráficos para ilustrar conceptos

Conecta todo

Toda la documentación relevante de un proyecto debe vivir en un ecosistema. Cuantas más piezas separadas conectes lógicamente, más eficiente será para todos.

Las siguientes pautas te ayudarán a mejorar:

• Enlaza documentos lógicamente
• Crea un árbol navegable
• Enlaza los documentos resultantes con las fuentes originales
• Haz un prefacio explicativo en cada documento
• No deseches los diseños rechazados

Mantener actualizadas las fuentes

La documentación no es útil, si no está actualizada. Si no lo está, difunde desinformaciones que llevan a malas decisiones.

Los siguientes consejos te ayudarán a actualizar:  

• Señaliza las fechas de creación y de actualización
• No te olvides de actualizar con resultados
• Haz rendición de cuentas
• Usa la documentación de diseño en las reuniones retrospectivas

Usar herramientas colaborativas

Ciertas personas pueden liderar las reuniones en persona y sus ideas pueden dirigir las decisiones de producto. La tecnología ayuda a nivelar el campo de juego. Hay un montón de herramientas que ayudan a la colaboración.

Las siguientes pautas te ayudarán a mejorar la colaboración:

• Desvía las discusiones a texto
• Mantén un tiempo para la colaboración
• Usa herramientas accesibles para todos

Estructurar para gestionar la conversación

La buena documentación está estructurada de manera que puedas llevar tu propia conversación.

Con estas pautas podrás gestionar mejor la conversación:

• Piensa en secciones en términos de audiencia
• Mantén una agenda
• Mantén mini-reuniones cortas preliminares

Crear efectivamente

La mitad de tu trabajo es crear documentación, hacerlo eficazmente te ahorra malentendidos y explicaciones innecesarias a los stakeholders.

Christine te da unos consejos para crear efectivamente la documentación de diseño:

• Hazte una plantillas para los documentos
• Haz un esfuerzo de equipo
• Escribe notas sobre lo que estás diseñando
• Pregunta por el feedback
• Evita la colaboración excesiva
• Reemplaza las reuniones

La documentación de diseño es un asunto de vital importancia en nuestra disciplina ya que van a ser los documentos mediante los cuales nos vamos a comunicar tanto con los stakeholders como con el resto de nuestro equipo de trabajo (diseñadores de UX, product managers, diseñadores de producto…) Por ello la documentación nos sirve como elemento para fomentar la colaboración en el equipo de trabajo.