Inventario y auditoría de contenido

El inventario y la auditoría de contenido son dos herramientas muy útiles y necesarias para desarrollar una buena UX con la estrategia de contenido digital. Con el inventario visualizamos lo que tenemos, y con la auditoría sabremos qué hay que mejorar. Ambas fases son clave para desarrollar y ejecutar una estrategia de contenido. 

Un inventario de contenido es una recapitulación de cada elemento de contenido digital que se tiene en el momento actual, incluyendo características específicas de cada elemento.

Por otra parte, una auditoría de contenido consiste en examinar, evaluar y valorar la calidad del contenido que hemos recogido en el inventario. 

Ambas herramientas son necesarias y debemos utilizarlas conjuntamente, ya que la primera permite visualizar qué hemos hecho hasta ahora y con la base de la que partimos, y la segunda descubre qué contenido debemos actualizar o eliminar, y cómo hacerlo. 

El inventario y la auditoría de contenido son muy importantes, y si tu producto digital todavía no lo tiene, cualquier momento es bueno para empezar a estandarizar los procesos y mejorar.

¿Cómo se hace un inventario de contenido?

Dependiendo del tamaño del sitio del que tenemos que hacer inventario de contenido, esta tarea puede parecer muy tediosa. Un primer paso para hacer el inventario es elegir cuál va a ser su alcance. Se puede hacer del sitio completo, pero también podemos empezar con una subsección específica para dividir el trabajo en porciones más pequeñas y así hacerlo más manejable.

No hacen falta herramientas específicas para hacer el inventario. Con una simple hoja de cálculo en Google Sheets para favorecer el trabajo colaborativo es suficiente. Utilizar una herramienta colaborativa de este tipo permite a los equipos que trabajan de forma remota colaborar y actualizar el documento según sea necesario.

¿Qué tiene que incluir un inventario de contenido?

Un inventario de contenido es un catálogo de todo el material que podemos encontrar en el sitio web o aplicación, que nos ayudará a proporcionar un análisis cuantitativo de la situación. 

El contenido y la extensión del inventario de contenido se puede adaptar para cada caso concreto. Sin embargo, estos son algunos de los atributos que deberíamos incluir:

• Nombre. Para identificar el contenido. No tiene que ser el título real del contenido (eso entra dentro de los metadatos). Tiene que ser un nombre claro que nos permita identificar de un vistazo a qué nos estamos refiriendo.
• URL. Para poder acceder fácilmente al contenido.
• Autor del contenido. De esta forma podemos mantener un control de quién ha realizado contenido.
• Tema o categoría en la que se encuadra. Así podemos detectar si alguna categoría tiene muchos contenidos y otras necesitan más.
• Formato. Si es un artículo, vídeo, imagen, parte de la web, PDF…
• Fecha de creación y fecha de última modificación. Para mantener el control sobre los contenidos que se publican y actualizan.
• Metadatos. Título de la página, meta descripción, texto alternativo de las imágenes…
• Enlace interno del contenido sin formato. Para favorecer y mejorar la comunicación interna y tener identificado dónde está el contenido.

Para extraer toda esta información podemos utilizar herramientas específicas como Screaming Frog, aunque también podemos utilizar la fórmula IMPORTXML en Google Sheets. 

Con toda esta información podemos utilizar métricas cuantitativas para saber cuántas entradas de blog tenemos, qué categorías de blog tenemos y con qué frecuencia publicamos en ellas, cada cuánto tiempo se publica nuevo contenido o cómo de variados son los formatos que utilizamos.

Durante esta fase no es necesario hacer un análisis exhaustivo de la calidad individual, ya que eso se hará en la auditoría. 

¿Cómo se hace una auditoría del contenido?

Una vez que tenemos toda la información del inventario de contenido es el momento de hacer la auditoría.

La finalidad de la auditoría de contenido es evaluar la calidad del mismo. De esta forma podremos identificar si hay contenidos que no merece la pena mantener, si hay problemas de contenido duplicado o si hay páginas a las que le faltan etiquetas de metadatos, por ejemplo.

Durante esta fase debemos analizar minuciosamente la calidad del contenido que hemos recogido en el inventario. Para ello tendremos que contestar preguntas como:

• ¿El contenido es fácil de navegar?
• ¿El contenido es pobre?
• ¿La arquitectura de información es correcta?
• ¿Se han utilizado las keywords adecuadas?

Una vez que se ha completado este análisis tendremos una idea clara sobre qué acciones tenemos que llevar a cabo para mejorar aquellos aspectos que necesitan mejora. También es muy importante incluir una escala de prioridades para identificar qué acciones necesitan nuestra atención más inmediata.

Las herramientas de inventario y auditoría de contenido permiten medir de forma estratégica la calidad y la cantidad del contenido de un sitio web o aplicación. La información obtenida con estas herramientas permitirá tomar decisiones más informadas a la hora de actualizar y preparar nuevo contenido cuidando el UX writing.