Solucionando problemas de reuniones en grupo

En la reuniones grupales ya sea un focus group, reuniones de diseño o una presentación de soluciones de diseño en grupo se pueden dar una serie de dinámicas dañinas que normalmente se suelen dar en casi cualquier reunión de este tipo. Por lo cual es bueno saber identificarlas y solucionarlas antes de que un proyecto se pueda poner en riesgo por ellas.

Imagen de Norman Nielsen

Norman Nielsen ha sacado una guía de pautas para solucionar los problemas en este tipo de reuniones que os resumimos a continuación.

Principales problemas de las reuniones en grupo

• Centrarse en la primera idea: una práctica habitual es que la discusión se centre en la primera idea que se lanza y se discuta durante largo tiempo sobre ella. Para evitar esto, lo mejor es dejar que expongan todo el mundo sus ideas y que el grupo decida cuáles se deben discutir y cuáles se deben descartar en el caso de un focus group. En el caso de una reunión de diseño, es mejor exponer primero las ideas o soluciones que tienen un consenso entre los miembros del equipo y dejar para el final las que suscitan menos acuerdos o el diseñador cree que pueden generar más polémica al final del todo.
• Contribuciones desiguales de los miembros del grupo: suele ocurrir que varias personas monopolicen la discusión, para ello lo mejor es tomar turnos de palabra y para repetir tiene que hablar todo el mundo antes de volver a hacerlo. También hay que intentar potenciar que haya paridad en las reuniones, y si no la hay potenciar la participación femenina o dar más turnos de palabra a las mujeres presentes para fomentar la diversidad y la inclusión de la mitad de la población, especialmente si el producto sobre el que trata la reunión va dirigido a un público femenino.
• Intimidación por la jerarquía: a veces los subordinados no contradicen a sus jefes por muy absurdas o desfasadas con respecto a la realidad y los datos que estén las ideas que presentan, en este caso debe ser el moderador el que estimule la participación del resto de personas del equipo o cuestione las ideas de las personas de mayor jerarquía.
• Distracciones: en este tipo de reuniones las distracciones de móviles u otro tipo suelen ser habituales, por ello es importante que el moderador recogiera los aparatos que pudieran distraer de la reunión como móviles y tabletas, fomentando la toma de notas en papel para aumentar la atención y que las personas presentes en ella den el 100 por 100.
• Otras formas de solucionar problemas: además se pueden usar otras técnicas para evitar los problemas como son:
  • Admitir fallos: se pueden discutir los fallos que han tenido una reunión para intentar paliarlos en la siguiente como si fueran un proceso de mejora continua, en muchas organizaciones si no están habituados a poner los proyectos en común puede costar un par de reuniones de rodaje hasta que la maquinaria esté engrasada.
  • Usar un facilitador: a veces aparte de un moderador también es necesario un facilitador, es decir una persona encargada de facilitar la reunión y de darse cuenta de cuando escala de problemas.
  • Experimentar con técnicas estructuradas: Norman Nielsen nos recomienda usar técnicas estructuradas para reuniones de ideación como el diseño paralelo.

Las reuniones en grupo son técnicas de experiencia de usuario básicas ya que permiten alimentar la creatividad y la productividad, además de fomentar la colaboración (y el conocimiento) entre los miembros del equipo.

Siguiendo los consejos de Norman Nielsen evitaremos los posibles problemas que se puedan dar en ellas, mejorando la productividad de éstas. Desde el Estudio os animamos a ponerlas en práctica en vuestro día a día, ya que mejorarán vuestras reuniones y repercutirá en la metodología de trabajo y en la calidad del producto final.

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