Usando la UX para mejorar presentaciones

Cuando trabajamos en el mundo de la experiencia de usuario, una de las cosas que tenemos que hacer muy a menudo es presentar nuestras propuestas a nuestro equipo o a los clientes. Nosotros mismos nos encontrábamos al principio de nuestra trayectoria con el problema de cómo realizar presentaciones eficaces para UX. Pero con el tiempo y la experiencia hemos ido afinando la técnica, y nos sentimos cómodos dando unos consejos con lo que a nosotros nos funciona. 

Normalmente, el objetivo de una presentación es convencer a la persona responsable de la toma de decisiones sobre tu punto de vista de la forma más rápida y clara posible.

Al pensar en cómo se consigue una buena presentación corporativa, lo primero que se nos viene a la cabeza es que deberá ser visual. Sin embargo, esa no es la clave para que las presentaciones sean efectivas.

Consejos UX para hacer presentaciones más efectivas 

En las presentaciones (en este caso sobre experiencia de los usuarios) es muy difícil hacer llegar al receptor por qué se han tomado ciertas decisiones, ya que nunca hay tiempo suficiente para explicar el pensamiento profundo que se lleva a cabo en los pequeños detalles. Por eso es clave encontrar la mejor manera de presentar la información. 

Estos son algunos consejos UX que podemos aplicar para hacer presentaciones más efectivas:

Entender los objetivos de la presentación

El primer paso para conseguir una buena presentación es entender cuáles son sus objetivos. Una presentación se puede diseñar para informar a la audiencia, para inspirar con una visión propia, para vender un producto o servicio, para educar sobre un tema concreto, para mostrar resultados o progresos en un proyecto o para resolver un problema.

Únicamente cuando conozcamos cuál es el objetivo podremos decidir cuál es la mejor forma de presentar la información y los resultados que queremos transmitir.

Conocer a tu audiencia

Otro paso muy importante antes de empezar a crear la presentación es conocer la audiencia a la que nos vamos a dirigir. Tenemos que entender sus intereses y motivaciones para poder construir un mensaje relevante para ellos.

Estos son algunos de los perfiles a los que nos podemos dirigir y algunas ideas sobre qué información es más relevante para ellos:

• Stakeholders: en qué fase se encuentra el proyecto y cuántos esfuerzos se están invirtiendo para cada fase.
• Inversores: oportunidades de mercado, soluciones a los problemas planteados, quién forma parte de los equipos y métricas de inversión. 
• Equipos de desarrollo: en qué fase se encuentra el proyecto, qué problema estamos resolviendo con el producto, cuáles son los requerimientos de funcionalidades y cuáles son las fechas límite de entrega.
• Clientes: qué ofrece nuestro producto o servicio para solucionar sus problemas y por qué es mejor que otras opciones. 

Ser directo

La capacidad de atención de las personas es muy baja, por lo que tenemos que asegurarnos de crear diapositivas que se puedan consumir y entender en unos pocos segundos. Si las diapositivas son muy densas y con un gran volumen de información, es muy probable que el público se distraiga y no termine de procesar toda la información.

Cuanto más breve y concisa será la presentación mejor. Pero si tiene que ser más larga la mejor opción es cambiar el formato en cada apartado para recargar la atención del público. 

Mantener un storytelling a través de la presentación

Crear un storytelling para la presentación nos puede ayudar a crear una conexión con la audiencia para mantener los interesados y comprometidos con lo que estamos exponiendo. 

Una buena forma de ordenar la información de un proyecto de UX es siguiendo una estructura similar a esta:

• El desafío: ¿cuál es el objetivo?
• La exploración: ¿cómo se han llevado a cabo las investigaciones?
• La solución: ¿qué solución proponemos teniendo en cuenta los datos?
• El impacto: ¿dónde estamos con respecto a los objetivos del proyecto? 

Reducir el texto e incluir elementos visuales

Reducir el texto y hacerlo más concreto es una forma eficiente de mantener la atención de la audiencia. Podemos utilizar infografías para presentar grandes cantidades de datos, consiguiendo que sean más fáciles de interpretar que si simplemente estuvieran en una lista.

Un elemento muy importante de las presentaciones, que normalmente se pasa por alto, es el espacio en blanco. Tenemos que dar suficiente “aire” a las diapositivas para que el público no se agobie al ver grandes cantidades de información desorganizadas.

Utilizar jerarquía de fuentes

Para estructurar los textos podemos utilizar la jerarquía de fuentes, que nos ayudarán a  resaltar los mensajes más importantes y facilitar el escaneo del texto, tal y como creamos los sistemas tipográficos en el diseño de productos digitales.

Otro factor importante en el estilo visual de la presentación es utilizar estilos consistentes y apropiados para el tema que estamos tratando y el público al que nos estamos dirigiendo. Tenemos que mantener una coherencia  a lo largo de toda la presentación.

Si tratamos habitualmente con clientes, una muy buena opción puede ser la de definir plantillas de diapositivas, lo que nos permitirá tener una guía y la podremos adaptar para cada caso concreto.

Asegurar que el texto es legible

También nos tenemos que asegurar de que el texto es legible y accesible para todo nuestro público. Tenemos que evitar que todo el texto del cuerpo sea en mayúsculas, usar demasiados colores intentando resultar información relevante y elegir colores con poco contraste. 

Para facilitar la atención podemos incluir diapositivas para separar secciones, que permitan a la audiencia y al presentador tomar un pequeño descanso y visualizar perfectamente cómo se organiza la información. 

Resaltar los puntos clave

Otro consejo para resumir la información es extraer los datos más importantes y presentarlos de forma que destacan sobre el resto, lo que facilita que el público lo recuerde con más facilidad.

Representar el progreso conforme avanza la presentación

El último consejo, también enfocado a conseguir que el público mantenga la atención, es representar en todas las diapositivas cuál es el progreso. Este punto es importante si la presentación es muy larga y compleja, ya que estos indicadores ayudarán al público a tener una sensación de progresión.

Crear una presentación no es lo mismo qué diseñar un producto, sin embargo la forma en la que gestionamos los aspectos visuales y la información nos puede ayudar a crear presentaciones eficaces y exitosas.