Sistemas de diseño, ¿qué son y por qué son tan importantes?

Sabemos a ciencia cierta que el concepto de Sistema de Diseño está ahora mismo en boca de todo el mundo, pero ¿qué significa exactamente? ¿En qué va a beneficiar a los equipos de diseño y desarrollo? Y, sobretodo, ¿de verdad es algo tan importante?

En este primer artículo, que formará parte de una serie de varios artículos sobre esta temática, vamos a resolver todas estas cuestiones y, probablemente, alguna más.

Empezaremos hablando de qué son los Sistemas de Diseño.

¿Qué es un Sistema de Diseño?

Lo más importante aquí es entender que un Sistema de Diseño va más allá de una serie de componentes individuales o de un UI Kit en Figma, Sketch o cualquier herramienta. Un Sistema de Diseño, dependiendo de su nivel de madurez, puede incluir muchos recursos distintos como patrones, componentes y guías de estilo, entre otros.

Sea cual sea el tamaño o la madurez del mismo, un Sistema de Diseño es una colección de elementos reutilizables, pautas, estilos y principios que se utilizan para construir y mantener productos digitales de manera coherente y eficiente.

Beneficios de implementar los Sistemas de Diseño

A nivel de trabajo en equipo y de procesos, tener un Sistema de Diseño es importante para las empresas y organizaciones por varios motivos:

• Proporcionan coherencia visual
• Generan cultura de marca
• Promueven la eficiencia en el trabajo
• Nos ayudan a trabajar de forma colaborativa
• Facilitan la escalabilidad y simplifica el mantenimiento
• Ayudan en procesos de incorporación a los equipos de producto

No os preocupéis, ahora vamos a entrar un poco más a detalle de cada uno de estos puntos.

Coherencia visual

Los Sistemas de Diseño aumentan la coherencia visual y de experiencia de usuario entre distintos productos de una misma empresa u organización ya que, al tener una serie de elementos y patrones comunes, todos los productos tienen la misma base. 

Al implementar un Sistema de Diseño, una empresa puede establecer y hacer cumplir las directrices visuales de la marca en todos los productos y canales de la misma. Los diseñadores y desarrolladores, los especialistas en marketing y otros interesados tienen acceso a una biblioteca compartida de activos de marca, patrones de diseño y documentación, lo que garantiza una experiencia de marca 100% coherente. 

Como beneficio extra, esta consistencia fortalece la identidad de la marca de la empresa, genera confianza en los clientes y diferencia a la organización de sus competidores.

Cultura de marca

Los seres humanos, somos animales de costumbres, como se suele decir. Aprendemos desde pequeños por repetición y nos hace sentir más cómodos y seguros al tratar con lo que ya conocemos. Tener una referencia común entre productos de una misma organización produce en nosotros una sensación de confianza, algo crucial cuando se trata de retener usuarios.

Tener unas bases sólidas, no solo a nivel visual, sino también a nivel de principios y de procesos, ayudan a crear una sensación de continuidad entre productos y una cultura de marca. Esta cultura impacta a nivel de las personas que trabajan en la organización, pero también a nuestros usuarios finales y hace que se sientan cómodos con nuestros productos y que quieran utilizarlos de nuevo. 

Un ejemplo muy evidente de esto es el impacto que generan los productos de Apple y la cantidad de seguidores que tienen. Hay toda una cultura alrededor de “la experiencia Apple”. Las personas, cuando compran un producto de esta marca, están comprando una experiencia completa que además es consistente a lo largo de todos sus productos, en sus tiendas y en sus aplicaciones.

Trabajo más eficiente

Tener toda esta colección de elementos reutilizables hace que el proceso de trabajo de diseño y desarrollo sea más rápido. Las personas se pueden dedicar a resolver problemas específicos, sin tener que invertir tiempo en realizar tareas repetitivas o “reinventar la rueda”.

Con un Sistema de Diseño establecido, los diseñadores pueden enfocarse más en el pensamiento estratégico de diseño y en la resolución de problemas en lugar de tareas de diseño repetitivas, como diseñar una tabla de datos u otro componente. Ahorramos mucho tiempo al utilizar componentes y estilos predefinidos.

Pero, ¿esto no merma la creatividad?

No. El enfoque creativo en este caso va a ir enfocado a la solución del problema de diseño en sí mismo, con lo que puedes seguir siendo una persona creativa, aunque tengas que utilizar componentes y guías ya establecidas.

Trabajo colaborativo

Otro de los beneficios es que los desarrolladores, Product Managers y otras personas interesadas pueden acceder al Sistema de Diseño, comprender los principios de diseño y contribuir al proceso de diseño de producto de forma conjunta. Esta inclusión, no solo fomenta la colaboración, sino que también promueve la responsabilidad por la experiencia global del usuario resultante en el producto final.

En una empresa sin un Sistema de Diseño, los diseñadores suelen invertir una cantidad significativa de tiempo en crear y recrear activos de diseño, atender solicitudes de diseño inconsistentes y gestionar ciclos infinitos de feedback con el equipo de desarrollo. Este enfoque individualista puede llevar a la creación de silos, frustración y falta de colaboración entre las personas del equipo.

Sin embargo, cuando se implementa un Sistema de Diseño, se fomenta una cultura de colaboración y se empodera a los empleados de diferentes roles a que abran diálogo, compartan su trabajo y creen de manera colaborativa.

Escalabilidad y mantenimiento

Con un buen Sistema de Diseño, las actualizaciones y cambios son más fáciles de implementar en todos nuestros productos.

Esto es así porque los cambios en nuestro Sistema se propagan a todos los productos, con lo que el mantenimiento es mucho más sencillo. Por ejemplo, si hacemos una modificación en el color de marca de nuestra paleta, tanto en nuestro UI Kit como en nuestra librería (en un archivo de design tokens, por ejemplo), este pequeño cambio se va a ver en todos los lugares donde se estaba aplicando el color anterior.

Procesos de incorporación

Esto puede parecer poco importante, pero se ahorra muchísimo tiempo en onboarding a perfiles de marketing, diseño y desarrollo cuando se tiene un Sistema de Diseño bien establecido. 

¿Cómo? Pues dándole accesos a esas personas a toda la documentación y activos del Sistema, para que puedan “empaparse” de ello y aprender todo lo que necesitan sobre la forma en la que trabaja nuestro equipo y las directrices a nivel de diseño y desarrollo. Que no es poco.

Establecer un Sistema de Diseño para nuestra organización

Lo más importante es entender, que un Sistema de Diseño es un producto en sí mismo. En este caso, nuestros usuarios finales serán personas internas de nuestra propia organización, aquellas que van a usar el Sistema en su día a día, para trabajar. 

Y al igual que cualquier otro producto, tenemos que pasar por una serie de fases:

• Investigación: comprender las necesidades y objetivos del diseño.
• Definición: identificar los componentes clave a incluir en el sistema.
• Creación de pautas: establecer reglas y directrices.
• Desarrollo y documentación: crear la biblioteca de componentes y documentar el sistema.

En el tercer post de esta serie, hablaremos específicamente sobre cada uno de los pasos a seguir para establecer un Sistema de Diseño efectivo. 

Un caso de éxito: Spotify

El Sistema de Diseño de Spotify es un caso de éxito, porque gracias a él han conseguido mejorar el proceso de diseño y sobre todo la consistencia de su aplicación en todos los dispositivos y plataformas.

En 2009, Spotify no tenía Sistema de Diseño y, sus diseñadores y desarrolladores, únicamente se basaban en una serie de directrices generales, por lo que sus productos eran muy distintos de un dispositivo a otro.

A partir de 2013, empezaron a alinear visualmente todas las aplicaciones y sacaron su tema oscuro, que era el punto común y más significativo a nivel de marca de su producto. Con este “pequeño” cambio, Spotify empezó a dejar huella en los usuarios, que comenzaron a conocer la aplicación por su estética oscura y su color verde destacado.

En 2015, establecieron un equipo exclusivo dedicado a trabajar un proyecto de Sistema de Diseño y fue ahí cuando hicieron un rebranding de color, tipografía y otros aspectos funcionales y visuales. Este Sistema se llamó GLUE y lo trataron como un proyecto único, no como un producto de largo alcance. Lo que sí consiguieron con este proyecto fue generar componentes comunes y guías para su producto.

Dado que en 2018 Spotify comenzó a crecer de forma acelerada, pasando a tener más de 200 diseñadores, 2000 ingenieros y 45 plataformas distintas (relojes inteligentes, coches, web y móvil, entre muchas otras). Después de que cada equipo generase su propio Sistema de Diseño, y dado que esto implicaba muchísimo mantenimiento y una falta de consistencia, se vieron en la tesitura de tener que empezar a implementar un Sistema de Diseño a gran escala para unificar las metodologías de trabajo de todos los equipos y la estética y el funcionamiento de sus productos.

Fue en este momento cuando decidieron enfocar su nuevo Sistema como un producto en sí mismo y establecer un equipo de trabajo dedicado. Y así es como en 2018 nació Encore, el Sistema de Diseño multi-plataforma de Spotify, que sigue en marcha a día de hoy, que utilizan más de 400 diseñadores, más de 3000 ingenieros y que tiene un equipo dedicado de 30 personas.

¿Por qué debería implementar un Sistema de Diseño en mi organización?

Recapitulando todo lo que hemos hablado antes, las principales razones por las que te debes plantear implementar un Sistemas de Diseño para trabajar son las siguientes:

• Aporta muchos beneficios en cuanto a proceso de trabajo: más eficiencia y velocidad, trabajo colaborativo entre roles diversos, y escalabilidad y mantenimiento simplificados.
• También aporta beneficios a nivel de producto: genera cultura de marca dentro y fuera de la organización y ayuda a mantener la cohesión a nivel funcional y visual en nuestros productos.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que un Sistema de Diseño es un producto en sí mismo y, como tal, debe pasar por el mismo proceso que cualquier otro. 

¡Os animamos a que abracéis esta metodología y le saquéis el máximo partido!

En el próximo post de esta serie, hablaremos sobré qué debe contener idealmente un Sistema de Diseño.