Cómo trabajamos (X): Una gestión de proyectos sólida

Ya hemos contado por aquí que el estudio ha dado un vuelco importante en la gestión del estudio desde hace un tiempo. Nos dimos cuenta que la mejor forma de organizar el trabajo era abrir la organización a entornos de confianza y, por tanto, dar mayor autonomía en la gestión de tareas.

Gestión de proyectos. Foto de Bakokojp

Aunque puede parecer que esa autonomía implica que cada persona del equipo decide absolutamente todo en su ámbito de trabajo, y esto es así hasta cierto punto. El mito del diseñador solitario que decide desde la idea hasta la implementación no tiene lugar en el estudio. En el estudio, estamos convencidos que el equilibrio de autonomía y colaboración es el único camino. Pero la capacidad para tomar decisiones y avanzar se la dejamos a las personas que trabajan el día a día del proyecto.

Un desafío interesante para el estudio ha sido la forma de estructurar el proceso de toma de decisiones del equipo para no pasar del control a la anarquía, ni que se convierta en un caos de indecisión.

Hoy vamos a explicaros cómo gestionamos los proyectos en el estudio.

Analizando la estructura de proyectos del estudio

Para hacer un buen diagnóstico de cómo ser más eficaces gestionando nuestros proyectos, teníamos que conocer mejor nuestro porfolio de proyectos. Cada proyecto es único y diferente, requiere una intensidad y dedicación variable en función del contexto, el alcance y el dominio del problema. Por ejemplo, vender forfaits para la nieve nada tiene que ver con generar leads de contenidos formativos, aunque ambas sean plataformas de venta online.

Típicamente podemos tener un docena de proyectos abiertos, en distintos estadios. Los proyectos, además, suelen ser de distintas tipologías: proyectos de testing, de investigación, de conceptualización, de diseño de prototipos e, incluso, combinaciones de ellos. A esto hay que sumarle los cursos activos en UX Learn, tanto en su modalidad online como en la formación in-company para empresas.

Coordinación de proyectos y Teamwork

El éxito en nuestros proyectos depende, en gran medida, de una buena coordinación del equipo en dos planos: los aspectos técnicos del trabajo y los aspectos de gestión. Así que esa función la hemos dividido entre Dani y yo. Él se encarga de las decisiones técnicas del trabajo, y mientras me encargo del resto de aspectos operativos del proyecto (recursos, prioridades, coordinación, seguimiento).  Y los dos nos coordinamos para transmitir información clara, transparente y sin ambigüedades.

Un aspecto diferencial es que solo planificamos en sprints de una semana, y con un ojo puesto en las siguientes semanas. Cada viernes nos reunimos todo el equipo para decidir y priorizar las tareas de la siguiente semana. Esto no significa que Daniel o yo mismo les digamos qué hacer, sino que cada persona del equipo viene con su propuesta de tareas para el siguiente sprint.

Tan importante como decidir qué hacer, es cómo y cuándo lo haces. Nuestro trabajo como facilitadores de esta sesión semanal consiste en coordinar esas tareas, priorizarlas y organizar los esfuerzos previstos. Durante la semana, vamos evaluando cómo avanzamos. Una gran parte de nuestro trabajo como gestores consiste, precisamente, en defender el tiempo (y atención) del equipo para que puedan completar su trabajo. 🙂

Muchos os preguntaréis cómo somos capaces de gestionar diez proyectos al mismo tiempo y no morir en el intento. Desde luego, hay un herramienta informática que nos ayuda (mucho) con esto. Desde hace bastantes meses, venimos utilizando Teamwork. Antes utilizamos otras herramientas similares, como Asana, pero no llegaron a convencernos como Teamwork. Por ejemplo, Teamwork ofrece una aplicación móvil bien diseñada y una buena integración con plataformas de gestión de documentos como Dropbox y Google Drive. Y, además, nos permite ir registrando esfuerzos dedicados a cada tarea, sin recurrir a herramientas externas. (disclaimer: solo somos usuarios contentos, no cobramos por esta recomendación).

Con Teamwork, la reunión de planificación es relativamente fácil, porque cada persona decide a priori sus tareas de la siguiente semana y viene a la reunión con esa propuesta. ¿Planificamos otras tareas con más antelación y hacemos estimaciones de tiempos a largo plazo? Sencillamente NO. Con una mentalidad cercana al mundo ágil, solemos trabajar en iteraciones que acaban con prototipos funcionales. Nos funciona mejor dar pasos pequeños con objetivos cercanos y bien definidos –y así la probabilidad de fallar en las predicciones es mucho menor. En nuestra experiencia, es cada vez más raro que tenemos especificaciones completas o entendamos el dominio completo de un problema al inicio de un proyecto. No tenemos suficiente información para hacer conjeturas precisas y dedicaríamos un tiempo precioso -que no tenemos- para recopilar esta información, que no siempre es productivo.

Al finalizar los proyectos, hacemos una valoración de cada proyecto. Se trata de ver la estimación que hicimos al principio y conocer en qué fases del proyectos nos desviamos más de lo previsto. Como véis, tenemos una base de gestión ya establecida y vamos haciendo pequeños ajustes en función de prioridades o cambios en el proyecto. De momento, estamos bastante satisfechos de los resultados.

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