Kick off meeting de un proyecto

La reunión de lanzamiento o kick off meeting es el nacimiento del producto, el momento en el que se va a comenzar el proceso de definición del producto.

Las kick off meetings fijan el tono, precedente y relaciones para un proyecto, ya sea que dure pocas semanas o muchos meses. En estas reuniones es necesario identificar las fortalezas y debilidades del equipo y definir la forma de trabajo. Además, será necesario delimitar correctamente el problema a abordar y sus posibles soluciones.

¿Qué se define en esta reunión de lanzamiento?

• El principal propósito del producto
• Quiénes estarán implicados en su diseño y desarrollo
• Cómo trabajarán juntos
• De qué modo se mantendrán al día de sus avances
• Cuáles son los resultados previstos o las medidas de éxito (indicadores).

Es un proceso de arranque y se puede reducir conforme los equipos se vuelven más diestros… y los proyectos más ligeros. Hay que tener en cuenta que cada equipo y cada proyecto es diferente y tiene unas necesidades propias.

Consejos de buenas prácticas para las kick off meetings

• Una buena práctica respecto a las reuniones de lanzamiento es la de hablar con los stakeholders antes de la reunión, porque ayuda a romper el hielo y facilita el camino directo a los asuntos espinosos.

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• Establecer las líneas rojas de un proyecto desde el inicio siempre es fundamental a la hora de evitar fricciones futuras.
• Asegurarse de que ciertas preguntas puedan ser “off the record” para poder entender expectativas y miedos específicos con el producto.

Estas entrevistas con stakeholders ayudan a acumular una lista de necesidades de alto nivel. Estas preguntas y sus respuestas se suelen reflejar en un documento de pre-lanzamiento.

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Principios para los kick off meetings

• Inclusividad: Es mejor pecar de convocar a demasiada gente que darse cuenta de que nos hemos olvidado de convocar a un stakeholder que tenía algo que aportar.
• Entorno seguro: Hay que trabajar sobre actividades que no supongan “riesgos” entre los participantes. El lanzamiento debe servir para explorar todas las ideas y alternativas que sea posible, mejor dejar los egos en la puerta.
• Control de la agenda: No hay que desviar la agenda. Las ideas que recogimos durante el pre-lanzamiento en las entrevistas con stakeholders (conversaciones off the record) son las que deben guiar la agenda de la reunión de lanzamiento. Los temas adicionales que vayan apareciendo se pueden dejar para una segunda reunión.
• Creatividad y diversión: No hay que tener miedo de hacer algo out of the box, especialmente a la hora de las presentaciones (un kick off project board de presentación basado en superhéroes, por ejemplo), salir de la zona de confort puede ser un revulsivo que ayude a eliminar fricciones. Es importante conseguir romper el hielo en el transcurso de la reunión.

Pasos a seguir para hacer kick off meetings exitosos

Una vez que se hayan hecho todos los preparativos, es el momento de reunir a todos los stakeholders. En principio, la reunión de lanzamiento debería estar llena de energía y entusiasmo y los miembros del equipo deberían salir llenos de ideas y deseando explorar soluciones. En la práctica, sin embargo, las reuniones de lanzamiento suelen ser soporíferas.

En la reunión de lanzamiento, se reúne a todos los jugadores clave en un momento para compartir información y un propósito común. Además de los consejos ya mencionados, hay tres factores que deben guiar siempre la actuación durante una kick off meeting para no perder el rumbo y acercarse a los objetivos:

• Motivar al grupo.
• Mantener unas expectativas correctas.
• Definir pautas que ayuden a completar el proyecto a tiempo y en presupuesto.

Si quieres evitar sorpresas, no dejes nada al azar. Es preferible tener un plan detallado para el éxito de esa reunión de lanzamiento. Por tanto, te recomendamos seguir estos pasos en tu preparación de la reunión:

1. Definir los objetivos de la reunión: es importante tener en cuenta qué quieres conseguir de esa reunión. Los objetivos te pueden servir como orden del día de la reunión. En líneas generales los objetivos serán los puntos que listamos a continuación.

2. Definir los objetivos del proyecto y los entregables: Es recomendable identificar estos elementos, de forma que puedan ayudar a decidir los recursos y planificar. Algunas preguntas que pueden ayudar en este proceso son: 

• ¿Por qué importa la opinión de cada stakeholder?
• ¿Cuál es el motivo de construir el producto en este momento?

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3. Identificar los miembros del equipo y sus responsabilidades: Los recursos pueden variar según el tamaño del producto y su complejidad. Nos tenemos que asegurar de considerar qué necesitamos de los diferentes departamentos involucrados: diseño, marketing, desarrollo, soporte y operaciones.

4. Desarrollar un plan de producto en bruto: Clarifica los riesgos y las oportunidades. Esto nos ayudará a validar si disponemos de los recursos correctos y de cronogramas para nuestras tareas e hitos.

5. Definir los factores claves de éxito: ¿Por qué el producto es valioso para la compañía y cómo sabrás que has tenido éxito? Definir nuestros criterios específicos de éxito y validarlos con todos los stakeholders.

En conclusión, se puede decir que la reunión de lanzamiento del proyecto (kick off meeting) se centra en qué y cómo pueden comprar tu producto los usuarios. Es el nacimiento del producto, el momento en el que se va a comenzar el proceso de definición del producto.