La importancia de documentar los procesos en UX

Es normal que el transcurso de los procesos UX se pueda complicar con demasiada información, datos de los usuarios, bocetos, prototipos, etc. Es por ello que resulta de vital importancia documentar los procesos en UX, pues al fin y al cabo, el hecho de organizar toda la información te garantiza que el producto final sea más intuitivo y satisfactorio para el usuario. 

En este artículo te explicaremos qué es la documentación en UX, cuáles son los formatos y herramientas más recomendados para llevarla a cabo y, además, cuáles deben ser las etapas a seguir dentro de un proceso de documentación en UX. ¡Vamos a ello!

¿Qué es la documentación en UX?

Como su propio nombre indica, se trata de documentar y registrar todos los pasos clave en el proceso de diseño de productos y UX. Permite a diferentes miembros del equipo comprobar las decisiones que se han ido tomando, entender por qué motivos se llevaron a cabo y comprender el alcance de un proyecto. 

Viene a ser una memoria que recoge todos los datos importantes de la creación de un proyecto de UX. Por eso, acudir a ella en momentos de apuro o incomprensión, puede ser muy recomendable. 

La documentación de UX puede incluir:

• La introducción del proceso UX incluyendo las partes clave del mismo, así como sus áreas de responsabilidad. 
• Métodos de investigación de usuarios a utilizar y los principales hallazgos. 
• Perfiles de los usuarios y mapas de viaje. 
• Notas o resúmenes de reuniones del equipo UX encargado de liderar el proyecto. Suelen darse en reuniones donde el cometido sea la aportación de ideas. 
• Primeros conceptos y bocetos.
• Arquitectura informacional.
• Wireframes y prototipos del proyecto. Establecer dónde se colocará la información para que los diseñadores UX lo lleven a cabo.
• Resultados de las pruebas de usuario y usabilidad.
• Sistemas de diseño.

Etapas de documentar los procesos en UX

Seguir un proceso de creación determinado en la elaboración de un proyecto UX es importante para gestionarlo como se merece. Pero, ¿sabes cuáles son las fases más recomendadas a documentar?

Declaración de un problema 

A veces es importante volver atrás y ver qué problema UX abordaste al principio del proyecto. El motivo es sencillo, porque resulta común perder el foco en este tipo de procesos, ya que suelen ir surgiendo nuevos problemas de usabilidad no detectados anteriormente u otros compañeros de equipo con ideas diferentes. 

Consultar diapositivas o apartados del proceso en los que aparezcan reflejados los antecedentes del mismo, objetivos, una estructura de equipo que incluya el rol y responsabilidad, cronograma, tipo de proyecto (producto lanzado, propuesta de concepto futuro, etc.) es clave para que todas las personas implicadas entiendan las decisiones que se han tomado.

Análisis competitivo 

Resulta muy importante a la hora de sacar un proyecto adelante, ver qué hace la competencia y cómo. 

Nunca hay que copiar otros diseños UX, porque casi con total seguridad, lo que le funciona a Apple, no va a funcionar en un ecommerce de una tienda local. 

Sin embargo, ver qué está haciendo la competencia puede afectar a las decisiones sobre el diseño y sobre los resultados, proporcionando una base sobre la que partir para crear algo único y que se adapte a las características del proyecto en el que estamos trabajando 

Desarrollo del concepto 

Si haces lluvia de ideas o actividades de tipo taller con los compañeros del equipo para generar y expandir ideas y conceptos, también los debes documentar con imágenes y resumen de resultados.

En esta etapa de la documentación UX irían: diagramas de arquitectura de la información, los flujos de tareas, los wireframes y los prototipos.

Ver también: Métodos de ideación – Cómo potenciar la creatividad en UX

Pruebas de UX Research 

El resumen de los hallazgos de la investigación de la experiencia del usuario con tu producto o servicio es el resultado más importante que debe figurar en tu documentación UX. Esto es debido a que cada hallazgo debe tener acciones concretas a tomar. 

Te recomendamos incluir todos los pasos de la investigación UX: marco de investigación del usuario, descripción general de la investigación y un breve resumen del perfil de cada participante.

Siempre es bueno incluir grabaciones de las sesiones de investigación de usuarios, ya que pueden agilizar el proceso memorístico de los datos, e incluir también citas relevantes de la sesión. 

Ver también: Cómo obtener el consentimiento informado para la investigación UX

Interacción de diseño 

Aquí es dónde se muestra cómo se va a hacer el diseño incorporando los aprendizajes de la investigación de usuario obtenidos.

Detectar qué es lo que funciona mejor y descartar aquello que no 

Es muy importante dedicar algo de tiempo y anotar lo que funciona y lo que no a lo largo de un proyecto. A veces, los equipos de trabajo hacen reuniones después de haber lanzado un proyecto UX y recogerlas en el proceso de documentación suele ser muy provechoso para el futuro. 

Todo proyecto tiene cosas que no funcionaron bien. Comprender esto es una gran oportunidad de aprendizaje para hacer algo mejor en el futuro.

Quizás te interese aprender a combinar la documentación UX con la colaboración en equipo: Cómo usar la documentación de UX para colaborar efectivamente

Herramientas y formatos para hacer la documentación UX

La forma en la que documentamos un proceso de UX dependerá de la configuración de su organización, así como de las herramientas que estamos utilizando. Aquí te mostramos cuáles son las mejores y más recomendadas herramientas para esta tarea: 

1. Notion 
2. Google Drive
3. Miro
4. Airtable
5. Confluence

Desde Torresburriel Estudio, si tenemos que elegir alguna plataforma en concreto, nos decantamos por Notion y Miro. Ambas son un organizador de tareas, disponible para cualquier dispositivo, que permiten gestionar la planificación de la vida de un proyecto UX. 

Vienen con todas las funcionalidades que necesitas para albergar tus especificaciones en un solo lugar. Estas plataformas suelen ofrecer cuentas personales gratuitas de prueba o limitadas para “x” funcionalidades, además de planes personales Pro, y planes profesionales por un precio mensual. 

Sin embargo, no es necesario contratar ninguna de las plataformas anteriores para documentar tu proyecto. Simplemente hace falta tener PowerPoint, en el cual plasmará toda la información relevante del proceso en las diapositivas pertinentes. Es una solución fácil, rápida y gratuita. 

Estos han sido solo algunos de los consejos que te pueden servir para llevar tu trabajo al siguiente nivel, agilizar el proceso, ganar velocidad sin perder la calidad de tu trabajo y marcar la diferencia. 

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